Danfoss, Soğutkan Haftası’nı kutladı RÜZGAR TÜRBİNLERİNİN KANAT BAKIMLARI İNSANSIZ HAVA ARAÇLARINA EMANET LİMAK ENERJİ, AŞURE GÜNÜ’NÜ MÜŞTERİLERİ İLE KARŞILADI BETA Kimya A.Ş.’den yangına dayanımlı köpük: APEL PF380 İtalyan Ticaret ve Sanayi Odası Derneği / MCE ve BIE Fuarı Dört Mevsim İdeal İklimlendirme Baymak Isı Pompası 22. ISK-SODEX Istanbul Fuarına FORM İmzası İklimlendirmede Güney Afrika pazarı mercek altında PANASONIC LIFE SOLUTIONS TÜRKİYE “INNOVATION CORNER” AÇILIŞINI GERÇEKLEŞTİRDİ Bosch Türkiye ve Sabancı Üniversitesi’nden sanayide dijital dönüşüm için ortak proje YENİLENEBİLİR ENERJİDE SEKTÖR VE AKADEMİ İŞ BİRLİĞİ ODE KALİTEYE YATIRIM YAPTI, SU YALITIMINDA EPİKON DÖNEMİNİ BAŞLATTI BITZER, Almanya'daki genişletilmiş fabrikada üretilen ilk yeni kondenseri teslim etti Knauf Türkiye’de bayrak değişimi Siemens teknolojileri “ISK-SODEX” 2019 Fuarı’nda sergilenecek

Ceren ÖZCAN - İş Güvenliği Uzmanı

İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ DÖKÜMENTASYONU VE İŞLETMELERDEKİ ÖNEMİ-1

 

Merhaba Değerli Termo Klima Okuyucuları,

 

Bu ay sizlerle İş Sağlığı ve Güvenliği dosyalama sisteminin önemini, içeriğini ve işletmelere sağladığı faydaları inceleyeceğiz. İSG hizmeti alan firmalar için en önemli arşivlerden biri olan bu dosyalama sistemi planlı veya plansız Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı teftişlerinde ilk sorulacak dökümentasyondur. Çalışanların iş kazası ve meslek hastalığı vakalarında iş mahkemelerine sunulacak bir numaralı delildir. Bütün bu unsurların yanı sıra, İş Sağlığı ve Güvenliği dosyası işletmelerin aldığı hizmetin yasal dayanağı ve yol haritasıdır. Peki bir İSG dosyasında neler olmalıdır? Hangi belgeler ne için kullanılır? Dosyalamanın bizlere sağladığı faydalar nelerdir? Gelin hep beraber tüm sorularımızın cevaplarını arayalım.

 

İSG KATİP SÖZLEŞMESİ 

İş Sağlığı ve Güvenliği hizmeti alan firmalar ile hizmet veren OSGB’ler veya bireysel hizmet veren İş Güvenliği Profesyonelleri arasında Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığının resmi sayfasında internet üzerinden sözleşme yapılmasını ve bu doğrultuda hizmet alan ve hizmet veren işletmelerin sanal denetimini sağlayan internet programına İSG Katip Sistemi denir. İSG Katip sözleşmesi İş Sağlığı ve Güvenliği hizmeti alacak firmaların Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı veri tabanı üzerinden İş Güvenliği Uzmanı ve İşyeri Hekimleri ile yaptığı sözleşmedir. Bu sözleşmelerin birer nüshası mutlaka İSG dosyasında bulunmalıdır. 

 

TİCARİ SÖZLEŞME

Her iş akdinin olduğu gibi İş Sağlığı ve Güvenliği hizmetlerinin de taraflarca çeşitli kanuni şartlara bağlandığı ve birim fiyatının belirlendiği bir ticari sözleşme versiyonu vardır. Ticari sözleşme de tıpkı İSG Katip sözleşmesi gibi İSG dosyasında bulunmalıdır. Önceki dönemlerde kesilen fatura nüshaları da İSG dosyasında arşivlenmekte idi ama günümüzde iş müfettişlerinin bu yönde bir talebi bulunmamaktadır. Tabii ki işletme maliye denetimine tabi olursa fatura arşivini göstermek durumundadır.

 

İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİNDEN SORUMLU İŞVEREN VEKİLİ ATAMA YAZISI

İşveren Vekili İş sağlığı ve Güvenliği hususunda 6331 numaralı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununun İşverene ait tanımladığı tüm yükümlülük ve görevlerden sorumludur. İşveren Vekilinin görev ve sorumlulukları; Çalışanların sağlık ve güvenlikle ilgili bilgi, görgü, eğitim, denetim görevlerinin yerine getirilmesinin sağlanması, iş Sağlığı ve Güvenliği konusunda alınan hizmetlerin yeterliğinin denetlenmesi, İş Sağlığı ve Güvenliği bildirimlerinin yerine getirilmesi için gerekli düzenlemelerin, iştiraklerin ve koordinasyonun yapılmasının sağlanmasıdır. İş Güvenliğinden Sorumlu İşveren Vekili atama belgesi asıl işveren tarafından onaylı bir biçimde İSG dosyasında saklanmalıdır. Bu vekalet sadece İSG hizmetlerinden sorumlu kılmaktadır. İşveren Vekiline başka konularda imtiyaz sağlamaz.

 

İÇ YÖNERGE

İç yönerge bir işletmenin  İSG politikasını çeşitli hükümlere ve yasal dayanağa bağlayan, İşverenler ve İSG profesyonelleri tarafından okunup, anlaşılıp, uygulanmak üzere imzalanan bir dökümandır. İç yönergenin imzalanması tarafların yönerge hükümlerince davranacağının taahhütüdür. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’na göre İSG  kurulu oluşturulan firmalarda kurul tarafından iç yönerge hazırlanır. Eğer 50 kişiden az çalışan ve kurul zorunluluğu olmayan bir işletme söz konusu ise iç yönerge İSG uzmanı ve işveren işbirliği ile hazırlanabilir.

        

ÇALIŞMA PLANI

Çalışma Planı, İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili yapılacak tüm çalışmaların yıllık olarak planlandığı bir dökümandır. Ay ay yapılacak her İSG organizasyonu planda bulunmalıdır. Altında hem işverenin hem işyeri hekiminin hem de iş güvenliği uzmanının imzası bulunur. İSG hizmetlerinin koordine edilmesi için yararlı bir belgedir. Her sene tekrardan yenilenir.

 

EĞİTİM PLANI

Eğitim planı İş Sağlığı ve Güvenliği eğitimlerinin yıl içinde hangi periyodlar ile yapılacağının organize edildiği bir planlamadır. Çalışma planı gibi ay ay yapılacak eğitimler belirlenir. Az tehlikeli sınıfta 3 yılda en az 8 saat, tehlikeli sınıfta 2 yılda en az 12 saat, çok tehlikeli sınıfta yılda en az 16 saat İSG eğitimi verilmelidir. Altında hem işverenin hem işyeri hekiminin hem de iş güvenliği uzmanının imzası bulunur. Çalışma planı gibi her sene tekrardan revize edilir.

 

YILSONU DEĞERLENDİRME RAPORU

İş Sağlığı Ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği’nin 13. maddesi hükümlerince Bir işletmede yapılan tüm İş Sağlığı ve Güvenliği organizasyonları Yılsonu Değerlendirme Raporunda bulunmalıdır. Yıllık değerlendirme raporunda tüm bu çalışmalar belirtilirken; çalışmaların yapıldığı tarih, çalışmaları yapan kişilerin adı ve soyadı, çalışma yapan kişilerin unvanları, çalışmanın yapılma/tekrar sayısı, kullanılan yöntemler, sonuç ve yorum kısmı da belirtilmelidir. Altında hem işverenin hem işyeri hekiminin hem de iş güvenliği uzmanının imzası bulunur. 31 Aralık tarihi itibarı ile işverene teslim edilmesi esastır.

 

ÇALIŞAN LİSTESİ (GÜNCEL SGK HİZMET LİSTESİ)

Her işletmenin İSG dosyasında çalışanların her ay güncellenmiş listesinin bulunması esastır. Çalışan listesi her işe yeni giriş olduğunda İş Güvenliği Uzmanına ve İşyeri Hekimine tebliğ edilmelidir çünkü bazı İSG gereklilikleri yerine getirilmeden çalışanın işbaşı yapması yasaktır. 

 

ÇALIŞANLARA AİT İŞE GİRİŞ SAĞLIK TETKİKLERİ VE İŞE GİRİŞ PERİYODİK MUAYENE FORMLARI

Çalışanların işe başlamalarını takiben işe giriş sağlık tetkiklerinin yaptırılması gerekmektedir. Yapılan işin mahiyetine ve işletmenin tehlike sınıfına göre değişkenlik gösteren tetkikler İşyeri Hekimi tarafından belirlenir. Tetkik sonuçlarına ve muayene bulgularına göre işe giriş periyodik muayene formları yine İşyeri Hekimi tarafından doldurulur. Çalışanın işe işin çalışana uygunluğu esası göz önünde bulundurularak işverene bilgilendirme yapıldıktan sonra tüm sağlık dökümanları İSG dosyasında arşivlenir.

 

ÇALIŞANLARIN MESLEKİ YETERLİLİK VE MESLEKİ EĞİTİM SERTİFİKALARI

Çalışanların işkoluna göre, mesleki yeterlilik veya mesleki eğitim sertifikaları İSG dosyasında olmazsa olmazlardandır. Eğer çalışan yükseköğrenim mezunu ise ve mezun olduğu işkolunda görev yapmaktaysa lisans diplomasının bir kopyası özlük dosyasında bulundurulmalıdır. Örneğin; Alçı sıva uygulayıcısının mesleki yeterlilik sertifikası olmalıdır, ayakkabı imalatçısının mesleki eğitim sertifikası olmalıdır, mobilya tasarımcısı içmimarın ise lisans diploması olmalıdır.

 

İLKYARDIM PERSONELİ SERTİFİKALARI

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’na göre Az tehlikeli sınıfta 20/1, Tehlikeli sınıfta 15/1, Çok tehlikeli sınıfta 10/1 oranında Sağlık Bakanlığı onaylı İlkyardım Sertifikası bulunan personel çalıştırılmalıdır. İşveren çalışanları arasından uygun kişileri 16 saatlik İlkyardım kursuna yollar, Bakanlığın düzenlediği sınava girip 85 puan ve üzeri not alan çalışanlar İlkyardım Sertifikası almaya hak kazanırlar. 3 senede bir yenileme eğitimi yapılır ve sertifikaların süresi uzatılır. İSG dosyasında sertifikaların bir kopyası olması zorunludur. Acil durum ekipleri içinde de ilkyardım personeli görevlendirilir.

 

İŞE GİRİŞ ORYANTASYON FORMU

Her çalışanın özlük dosyasında İşe Giriş Oryantasyon formu olmalıdır. İşbaşı eğitimleri işletmelerde farklılık gösterse de oryantasyon eğitimi alınmadan işe başlanmaması esastır. Mevzubahis eğitimler çoğu zaman hayat kurtarır ve çalışanın işe uyum sürecini kısaltır.

 

KKD ZİMMET FORMU

İşletmedeki işkoluna ve çalışanın görevine göre Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) kullanılması gerekebilir.  KKD çalışanı iş kazası ve meslek hastalığından koruyan ekipmandır. Her çalışana işveren tarafından temin edilir ve zimmetlenir. İşveren tarafından verilen KKD yi kasıtlı olarak kullanmayan çalışan iş kazası veya meslek hastalığı vakası yaşarsa kusur payı sahibi olabilir. Bu yüzden KKD zimmet formları çalışana doldurtulur ve İSG dosyasında bulundurulur.

 

SAHA DEĞERLENDİRME ORTAM GÖZETİMİ FORMLARI

İş Sağlığı ve Güvenliği uzmanları her firma ziyaretlerinde çalışılan sahayı denetlerler ve uygunsuzlukları işverene rapor ederler. Bu raporlar resimli olabilir ve uygunsuzluğun nasıl giderilmesi gerektiği konusunda öneri içerebilirler. Tespit ve öneri defterine yazılan gereklilikleri vurgulayıcı ve destekleyici olarak ta saha denetim formları çok yararlıdırlar. İSG dosyasında arşivlendikleri gibi işverene mail yolu ile de bildirilebilirler.

 

İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN TESPİT ÖNERİ DEFTERİ NÜSHALARI

İş sağlığı ve Güvenliği hizmeti alan her işletmenin İş Sağlığı ve Güvenliğine İlişkin Tespit ve Öneri Defteri bulunmalıdır. İş güvenliği uzmanları ve İşyeri hekimleri onaylı defter olarak ta adlandırdığımız bu deftere ziyaretlerindeki tespitlerini ve takiben o konudaki önerilerini yazmakla yükümlüdürler. Her sayfada işverenin, İSG uzmanının ve İşyeri hekiminin kaşe ve imzası olur. Deftere yazılan her husus işverene bildirilmiş sayılır. Onaylı defter ve içeriğindeki asıllar işletmede muhafaza edilir. Geri kalan iki nüshadan biri İSG uzmanında biri de İşyeri Hekiminde kalır. 

   

İŞ KAZASI BİLDİRİM FORMU

Çalışan iş kazası geçirdiğinde işveren 3 gün içinde E-Devlet üzerinden Sosyal Güvenlik Kurumu’na iş kazası bildirimi yapmak ile yükümlüdür. Yapılan bildirimin bir çıktısı ve İSG uzmanının tutacağı iş kazası tutanağının İSG dosyasında arşivlenmesi gerekmektedir. Tutanakta çalışanın ve varsa kazaya şahit olanların ifadeleri yer almaktadır.

 

RAMAK KALA KAZA TUTANAĞI 

İş kazalarının % 90,2 si ramak kala dediğimiz vakaların akabinde gerçekleşir. Ramak kala kaza çalışana zarar vermeyen ucuz atlattık dediğimiz vakalara verilen addır. Ramak kala kazaların raporlanması ve akabinde tedbir alınması iş kazalarının önüne geçmek açısından çok yararlıdır. İSG dosyasında Ramak kala Kaza Tutanaklarının bulunması iş kazası tutanaklarının bulunmasından kat kat iyidir.

 

KAPASİTE RAPORU

Kapasite Raporu; bir firmanın, mevcut makine parkı ve işgücüyle, bir yıl zarfında kaç birimlik üretim yapılabileceğinin belli kriterlerden hareket ederek bilimsel bir şekilde belirlenmesi sonucu düzenlenen belgedir. Sigorta firmaları işletmede neleri sigortalayacaklarını belirlemek için bu raporu talep ederler. Biz iş sağlığı ve güvenliği profesyonelleri ise mevcut makine parkında neler olduğunu tespit etmek ve makinelere uygun talimatları temin etmek için kapasite raporunu kullanırız. İş akış şeması da ek olarak tarafımıza iletilmelidir. İSG dosyasında her iki belge de önemli bir yer tutar.

 

TAŞERON FİRMA SÖZLEŞMELERİ

Çoğu işletme taşeron firmalar ile çalışmaktadır. Alt işveren bulunduran tüm işletmelerde ana işveren ile karşılıklı oluşturulmuş iş akdinin esaslarını ve sorumluluk paylaşımını belirleyen bir taşeron firma sözleşmesi olmalıdır. Sözleşme İSG dosyasına eklenir.

 

TAŞERON FİRMA KAYITLARI

Ana işveren anlaştığı taşeron firma çalışanlarını kapsayan İSG belgelerini talep etmelidir. Herhangi bir iş kazası ya da meslek hastalığı gerçekleştiğinde ana işveren de alt yüklenici kadar sorumluluk sahibidir. Ana işveren taşeron firma çalışanların SGK bildirgelerini, sağlık tetkiklerini İSG eğitimi kayıtlarını, mesleki eğitim veya mesleki yeterlilik sertifikalarını ve daha birçok belgeyi isteyebilir. Mevzubahis dökümanlar İSG dosyasında arşivlenmelidir.

 

ÇALIŞAN TEMSİLCİSİ DÖKÜMANLARI

Çalışan Temsilcisi: İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili çalışmalara katılma, çalışmaları izleme, tedbir alınmasını isteme, tekliflerde bulunma ve benzeri konularda çalışanları temsil etmeye yetkili çalışandır. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 20. maddesi kapsamında kamu kurumları dâhil olmak üzere bütün işyerlerinin çalışan temsilcisi görevlendirme yükümlülüğü bulunmaktadır. İşyerinde çalışan temsilcileri, çalışanlar arasında yapılacak seçimle veya seçimle belirlenemediği durumda atama yoluyla belirlenmektedir. Her iki seçenekte de tüm aşağıda belirteceğimiz ilgili belgeler İSG dosyasında muhafaza edilir.

 

ÇALIŞAN TEMSİLCİSİ ATAMA YAZISI

İşletmede Çalışan Temsilcisinin seçilemediği durumlarda İşveren atama yolu ile Çalışan Temsilcisini seçer. Atama yazısı ile görevleri ve ilgili kanun maddeleri Çalışan Temsilcisine bildirilir. İşveren tebliğ eden taraftır, Çalışan Temsilcisi de tebellüğ eden taraftır. Altta her iki tarafın da imzası bulunmalıdır.

   

ÇALIŞAN TEMSİLCİSİ SEÇİM DUYURUSU

Çalışan Temsilcisinin seçim ile belirleneceği durumlarda seçim duyurusunun yapılması gerekmektedir. Seçim konusu, seçim tarihi, seçim saati, adaylık için müracaat tarihi, müracaat yeri ve seçime aday olma özellikleri duyuru belgesinde belirtilir. 

   

ÇALIŞAN TEMSİLCİSİ SEÇİM PUSULALARI

İşletmede Çalışan Temsilcisi seçimi için adayların isimlerinin bulunduğu pusulalar hazırlanır. Seçimden sonra pusulalar toplu halde İSG dosyasında muhafaza edilir.

 

ÇALIŞAN TEMSİLCİSİ SEÇİM TUTANAĞI

Çalışan Temsilcisi seçimlerinde kazanan aday oy çoğunluğuna göre belirlenir ve bu sonuç bir tutanak ile tüm çalışanlara bildirilir. Tutanakta toplam çalışan sayısı, kullanılan oy sayısı ve oyların adaylara göre dağılımına yer verilmelidir. Altta işverenin ve seçim sorumlusunun imzaları bulunur.

   

ÇALIŞAN TEMSİLCİSİ EĞİTİM KATILIM FORMU

İster seçimle ister atama yolu ile belirlensin Çalışan Temsilcisinin görevlerini kanıksaması için eğitime tabi tutulması şarttır. İş Güvenliği Uzmanı tarafından eğitim verilir. Eğitim katılım formunda eğitimin yeri, tarihi, kimin eğitim verdiği ve eğitimin konusu belirtilir. İşyerinin nüfusuna göre birden çok Çalışan Temsilcisi bulunuyorsa eğitim katılım formunda hepsinin isim, departman, TC kimlik numarası ve imzası bulunmalıdır. 

   

ÇALIŞAN TEMSİLCİSİ EĞİTİM NOTLARI

Yapılan çalışan temsilcisi eğitiminde bahsedilen her şey ve yükümlülüklerin yasal dayanakları Çalışan Temsilcisi Eğitim Notları ile belgelenir. Tebliğ eden İş Güvenliği Uzmanı, tebellüğ eden Çalışan Temsilcisidir. Eğitim notlarının bir nüshası İSG dosyasında, bir nüshası da Çalışan Temsilcisinde bulunur. 

 

Bu ay ne yazık ki bir İSG dosyasında bulunması gereken tüm evrakları makalemize sığdıramadık. Önümüzdeki ay geri kalan belgeleri ve ne işe yaradıklarını incelemeye devam edeceğiz. İş Sağlığı ve Güvenliği hizmetleri o kadar çeşitlilik gösteriyor ki evrakları da bir o kadar zengin. Günümüzde yasal dayanaklar belgeleme sistemi ile desteklendiği için her belgenin altın değerinde olduğunu düşünmekteyim. Gerek çalışanın gerekse işverenin menfaatlerini koruyan bu dökümentasyon İSG yönetim sisteminin temel taşlarından biridir ve düzenli arşivlenmesi hayat kurtarır. 

 

Bir sonraki sayıda, İş Sağlığı ve Güvenliği yönetim sisteminin işletmelerde gerçekleştirdiği faaliyetleri, yasal dayanaklarını ve uygulanma yöntemlerini incelemeye devam edeceğiz.

 

Güvende kalın,

Hoşçakalın.

 


ingas-8